Czy można wysyłać maile ofertowe do osób z CEIDG?

Cold mailing do przedsiębiorców wpisanych do CEIDG to prawny rollercoaster i najkrótsza droga do potencjalnych kar. Masz świetny produkt, chcesz dotrzeć do klientów i wpadłeś na genialny pomysł: „Przecież ich dane są w CEIDG, więc mogę wysyłać im oferty!”. No właśnie… nie możesz. Oto dlaczego.

CEIDG to rejestr publiczny, ale to nie oznacza, że możesz swobodnie korzystać z zawartych tam danych w celach marketingowych. RODO stawia tu sprawę jasno – z reguły nie możesz wykorzystywać tych danych do cold mailingu, a jeśli już, to tylko w wyjątkowych sytuacjach.

Zasada jest prosta: kontaktowanie się z przedsiębiorcą w celach marketingowych wymaga jego wcześniejszej zgody. Nie ma tu znaczenia, że adres e-mail czy numer telefonu jest publicznie dostępny w CEIDG. Publiczność danych nie oznacza, że można je swobodnie przetwarzać na potrzeby sprzedażowe. W większości przypadków cold mailing do JDG narusza:

• RODO – art. 6 ust. 1 lit. f mówi o uzasadnionym interesie jako podstawie przetwarzania danych, ale zanim się na to powołasz, musisz przejść test równowagi. Ten test nie jest tylko formalnością – musisz udowodnić, że twoje prawo do wysyłania maila jest ważniejsze niż prawo odbiorcy do spokoju. Jeśli odbiorca nie spodziewa się twojej wiadomości i może poczuć się nękany, masz problem. Adresy e-mail jednoosobowych działalności gospodarczych często zawierają imię i nazwisko, co czyni je danymi osobowymi podlegającymi ochronie rodo. Jeśli nie masz zgody – nie wysyłaj. UODO jasno wskazuje, że „interes marketingowy” to za mało, by uzasadnić wysyłkę bez zgody odbiorcy;
• prawo komunikacji elektronicznej – nowa ustawa mówi wprost: wysyłanie niezamówionych treści marketingowych wymaga zgody odbiorcy. Nie ma tu wyjątków ani magicznych wyjść. Jeśli twoja wiadomość zawiera ofertę handlową, a odbiorca jej nie zamawiał, to łamiesz prawo. Nawet jeśli powołujesz się na „nawiązanie relacji biznesowej”, ale wcześniej nie było kontaktu z odbiorcą, to nadal działasz nielegalnie;
• kary i konsekwencje – możesz dostać karę od UODO za nielegalne przetwarzanie danych, od UKE za naruszenie zasad komunikacji elektronicznej, a na deser – pozew cywilny o naruszenie dóbr osobistych. I nie chodzi tylko o przepisy – jeśli twoje maile są oznaczane jako spam, dostawcy poczty mogą zablokować twoją domenę, przez co nawet legalne wiadomości przestaną dochodzić. Nielegalny cold mailing może więc nie tylko skutkować grzywnami, ale też kompletnie zniszczyć twoją strategię marketingową;
• brak skuteczności – spamowanie przedsiębiorców nie tylko łamie prawo, ale po prostu nie działa. Ludzie są bombardowani ofertami i jeśli nie znają nadawcy, wiadomość ląduje w spamie albo jest kasowana bez otwierania. Masowa wysyłka zimnych maili bez personalizacji to strata czasu, pieniędzy i reputacji. Odbiorcy nie lubią nachalnych ofert, a firma, która wysyła niezamówione wiadomości, automatycznie traci wiarygodność;
• możliwe skargi – coraz więcej przedsiębiorców zna swoje prawa i zgłasza przypadki niezamówionych ofert do UODO, UKE lub na forach branżowych. W efekcie twoja marka może szybko pojawić się na czarnej liście firm, które nadużywają cold mailingu, a to oznacza nie tylko kary finansowe, ale i negatywny PR.

Czy da się legalnie wysyłać cold mailing?
W wyjątkowych przypadkach można próbować uzasadnić cold mailing, ale wymaga to spełnienia określonych warunków:

• uzasadniony interes – jeśli masz bardzo konkretny powód, by sądzić, że odbiorca rzeczywiście może być zainteresowany twoją ofertą (np. działa w tej samej branży, brał udział w branżowym evencie, nawiązał z tobą kontakt w inny sposób), możesz próbować powołać się na uzasadniony interes. Musisz jednak spełnić obowiązek informacyjny i zapewnić łatwą możliwość rezygnacji;
• zdobądź zgodę – najlepszy sposób na legalność to uzyskanie zgody odbiorcy przed wysyłką. Możesz to zrobić przez formularze na stronie internetowej, media społecznościowe czy wcześniejsze interakcje biznesowe;
• nie wysyłaj ofert, tylko nawiąż relację – wiadomości stricte sprzedażowe są problematyczne. Lepiej podejść do tego sprytnie: napisz do odbiorcy w neutralnym tonie, zapytaj o możliwość współpracy, podziel się wartościową informacją. To zwiększa szansę, że twoja wiadomość nie zostanie uznana za spam;
• obowiązek informacyjny – jeśli kontaktujesz się w oparciu o uzasadniony interes, musisz spełnić art. 14 rodo – poinformować odbiorcę, skąd masz jego dane, kto jest administratorem i jakie ma prawa;
• daj opcję rezygnacji – każdy e-mail powinien zawierać wyraźny mechanizm rezygnacji, np. „odpowiedz ‘NIE’, jeśli nie chcesz otrzymywać kolejnych wiadomości.” brak takiej opcji to dodatkowy problem prawny;
• targetuj mądrze – masowa wysyłka do przypadkowych przedsiębiorców to proszenie się o kłopoty. Lepiej personalizować komunikację i kontaktować się z osobami, które rzeczywiście mogą być zainteresowane twoją ofertą.

Cold mailing do przedsiębiorców z CEIDG bez ich zgody to przepis na kłopoty. Dane w rejestrze są jawne, ale nie oznacza to, że można je wykorzystywać do wysyłki ofert handlowych. Jeśli chcesz prowadzić legalne kampanie e-mailowe, zdobądź zgodę lub znajdź sposób na kontakt, który nie narusza przepisów. Lepiej zaplanować komunikację zgodnie z prawem, niż później tłumaczyć się przed urzędami i prawnikami niezadowolonych odbiorców.